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2016年03月18日 星期五
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行政人員
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做好專案管理 需具備3才能
預算時間開支 具適應能力 善於領導

美國專案管理協會(PMI)上月發表《2016 Pulse of the Profession》報告,研究不同國家及地區的企業在專案管理(Project Management)上的表現,發現跟前一調查年度相比,能夠達到當初專案目標、企業計劃及於預算之內完成的企業專案數字減少,愈來愈多企業專案表現不似預期甚至最終失敗,導致企業出現損失。

早前PMI總裁兼CEO Mark A. Langley來港接受專訪指,企業專案未能達致預期效果的原因有很多種,但主要是未能適應轉變,包括:企業策略(發展優先事項和目標)改變,以至市場、客戶需求轉變等。

他續說:「當然也可以是很實質性的財務上問題,例如08至09年間有金融海嘯,企業的優先事項並非擴展業務,而是保留手上資源以應對金融海嘯。」

可令企業 減浪費項目預算

Langley又指,有效的專案管理,可令企業減少浪費項目預算。專案管理的效率高與低,分野在於:

1. 專案管理人員有否優良的專案管理技巧;

2. 公司上下對專案是否支持:「公司上下均支持和配合專案管理團隊,也明白他們的工作和標準;」

3. 對外圍環境轉變是否敏感:「這也是風險管理的一環,當有些事情出現,你有否預計到專案可能會出現問題,並預備好應對方法以撥亂反正。」

「變幻原是永恆」不止是已故名填詞人黃霑的名句,也放諸四海皆準。Langley認為,關鍵在於專案管理負責人(或是專案經理,Project Manager)能否意識到改變,以及每一項改變對專案構成的影響及如何應對。而影響亦不一定是負面,PMI香港分會主席何蕭素嫻表示:「例如現在有電動車,當中牽涉到高科技如充電裝置、商場停車場等不同單位的工作,若保險公司要訂一專案針對電動車市場,推出相關的政策和服務,不可能要求對方待自己的專案做好才興建充電裝置。」由於一切同步進行,故專案負責人須適應市場上不同相關範疇的工作和步伐,「又如基建歷時多年,中間可能會經過多屆政府和議會,他們以至社會大眾或支持或反對。你可預測(一切可能出現的問題),但不能準確計算得到。」

報告亦提到,要提升專案表現,關鍵之一是將管理目光超越技術層面。Langley特別提到一種「Talent Triangle」,認為專案管理專才應結合3種管理才能:

1. 技術性技能:包括時間和專案預算上的管理;

2. 領導才能:包括談判、溝通、解決糾紛、提出解決方法的能力;

3. 適應能力:也就是Langley多番強調的,「適應公司策略、理解公司運作和跟客戶之間的關係及客戶需求改變。你要有這些商業觸覺。」

中國表現 平均優於全球

報告又顯示,中國企業在專案管理上的表現,平均優於全球,「中國每投放10億美元,9,900萬會浪費掉,同一數字全球而言卻是1.22億美元。」Langley認為,這可能是由於中國企業以至社會近年更注意到專案管理的重要性,「大約10至12年前,當我到訪中國大陸的大學,只發現到約莫3個跟專案管理相關的學位,15個月後我前再到中國,數字已上升到90。」他續說:「10年前在整個大中華地區,對專案管理感興趣的人還不足1萬,現在卻已有15萬人從事專案管理。企業已經明白到,當你有新產品或者服務,想要進入一個新市場,就要以專案管理方式來實行以達致成功。」

Langley指,重視專案管理是企業的大勢所趨,他指專案管理人才愈來愈渴市,PMI本身在全球185個國家亦已有逾60萬會員和證書持有人,「單是在大中華地區,每年已可製造約80萬專案管理相關新職位。現時未有足夠人才填滿空缺。」他相信這個專業對年輕一代有吸引力,「他們都想在一家能讓他們發揮影響力的企業效力。專案管理的精神在於實施公司的政策、目標和轉變,一個長期的專案,直接影響公司的未來發展和利益。」

撰文:
陳子健
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Langley認為企業專案未能達至預期效果的原因有很多種,而管理、領導和應對市場的才能,對專案經理而言缺一不可。(曾有為攝)
Langley認為企業專案未能達至預期效果的原因有很多種,而管理、領導和應對市場的才能,對專案經理而言缺一不可。(曾有為攝)
何蕭素嫻說:「何謂專案?就是有明確的開始、結束時候和目標,必然是用來成就公司想做到的事。」(曾有為攝)
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