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辦公室無紙化 清枱政策令客戶放心
美大學研究:乾淨桌面 有助專注思考

愈來愈多企業推動「清枱政策」,冀上班族在下班前整理好桌面。有四大會計師事務所合夥人指,實行清枱政策可令客戶放心,建立專業形象,辦公室將進一步趨向無紙化。

有市場調查機構指清枱政策可為企業減省印刷及維修成本;另有心理學研究指,乾淨桌面有助專注,提高決策力。

周日舉行的特首選舉論壇,候選人之一、前政務司司長林鄭月娥表示,羨慕另一名候選人、前財政司司長曾俊華,指其辦公桌面很乾淨,從來沒有紙張,而自己則有很多文件夾,因要介紹政策。曾俊華回應時就指,工作上不僅要work hard,亦要work smart。

辦公桌引起全城熱議,源於當時選委黃傑龍的問題。黃笑稱,當時想到整個選舉都在批評聲中,故想給予機會,讓候選人說出互相欣賞的地方(見另稿--「兩前司長未互讚 專家指小器」)。本身是叙福樓集團的執行董事的他稱,年輕時枱頭也是亂七八糟,但人愈大開始意識到整齊的重要,現時文件會放於in tray及out tray,加快自己的處理速度,並指自己不會將「無謂」的物件放於桌上,而機密的文件亦不會四圍放。當看到同事桌面開始堆積如山時,他也會主動提醒他們要收拾桌面。

倡員工掃描存檔 電子系統填表

財金機構尤其重視辦公桌之整潔度。德勤華南區主管合夥人黎嘉恩表示,公司奉行「清枱政策」(Clean Desk Policy),要求同事有整齊桌面,將機密文件放好,上至合夥人,下至普通職員都要跟隨。他認為乾淨桌面有助加強專業形象,亦令客戶放心:「覺得自己的資料不會隨意被陌生人看到。」

至於無法在辦公桌上放小擺設或私人物品,會否影響同事歸屬感?黎指,對公司有沒有歸屬感,不是建立於辦公桌上,同事的關係反而才是重點。他指,為推動無紙化工作間,會鼓勵員工用掃描方式存檔,建立易搜資料庫,同事填工時表及支出時都要使用電子系統。

安永香港及澳門地區主管合夥人陳瑞娟表示,香港區安永於2013年11月開始實施清枱政策,同事每天離開辦公室時,需清理個人文件,以方便其他同事日後預訂使用,營造開放工作空間。陳指,安永鼓勵員工盡可能以電子形式儲存文件,每人獲安排一個儲物櫃以儲存個人物品,觀察所見,同事皆將布置心思轉移至儲物櫃。

市場調查機構IDC報告指出,每名僱員每天平均需花費2.5小時搜尋想要的資訊,清枱政策可減少搜索時間,並鼓勵僱員走向數碼化,減少購買大量紙張、印刷墨盒,甚至是影印機的維修成本。

美國明尼蘇達大學一項心理學研究指出,在項目開始前,凌亂桌面可引發靈感,但通常在項目完結後,桌面就會變得整齊。

研究又發現,乾淨桌面有助專注思考。有趣的是,研究亦指出桌面整潔的人,較願意捐錢、會選擇健康零食、決策能力較高、紀律性強;反之,桌面凌亂的人,通常比較容易有古靈精怪的新點子、不受規範,故藝術家的桌面通常會較凌亂。Facebook創辦人朱克伯格及蘋果已故教主喬布斯,桌上都有大量書籍及雜物。

李嘉誠也是乾淨派 「桌上不留紙」

長實主席李嘉誠則是「乾淨派」,他接受內地傳媒訪問時,曾邀請他們參觀自己的辦公室,當時可見其辦公桌上只有簡單擺設。他解釋是因為自己喜歡「今日事,今日畢,桌上不留紙。」

政府曾力推工作間無紙化,當問到成效時,政府資訊科技總監辦公室發言人回應稱,過去5年,政府在應用資訊科技的每年總開支由35億元增至60億元,強調政府繼續致力通過使用資訊科技以提供高效、便捷及無紙化公共服務和電子政府。

撰文:
洪寶瑩
沈怡
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愈來愈多企業推行清枱政策,要求員工在下班前整理桌面,確保機密文件不會曝光於人前,連隨手寫的便條貼及USB都要收好。(資料圖片)
愈來愈多企業推行清枱政策,要求員工在下班前整理桌面,確保機密文件不會曝光於人前,連隨手寫的便條貼及USB都要收好。(資料圖片)
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