中小企保運營 在家工作4啟示

評論版 2020/03/19

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新型冠狀病毒來勢洶洶,大量企業被殺個措手不及,需採取在家工作等安排,有外國傳媒形容疫情已啟動「全球最大規模的在家工作實驗」。這項「實驗」對企業日後的運作模式有不少啟示。

在疫情爆發初期,香港政府實施特別上班安排,部分公務員可留在家中工作。多間大型企業包括滙豐銀行、會計師樓畢馬威等,先後採取類似措施,也有公司要求員工輪流返回辦公室當值。內地科網巨擘阿里巴巴、騰訊;新加坡的星展銀行等,亦落實相關工作模式。

啟示1:做足工夫 防病毒入侵?

安排員工在家工作、分批輪流返回辦公室上班等,不但要考慮公司的實質運作,也要顧及員工的人身安全問題。新加坡企業發展局今年初推出《應對2019冠狀病毒疾病的業務持續計劃指南》,指導中小企制定一系列政策,確保公司在疫情下繼續營運,正好值得參考。

指南認為,公司應委派一名員工擔任「流感經理」,負責監察疫情的最新發展,向員工發布防疫資訊;確保辦公室有足夠口罩、消毒用品等;同時讓每名員工知悉「流感經理」的聯絡方法,讓他們因疑似染病被送往醫院時,可即時告知公司等。

委派員工擔任「流感經理」統籌防疫措施,相信能更有效保障員工。但部分中小型企業人力資源緊絀,未必有空間委派員工肩負這個角色,因此能否把與防疫相關的額外工作分派予多名員工、如何確保員工能兼顧額外工作,也是僱主要考慮的因素。

啟示2:分批上班 防交叉感染?

減少員工之間的接觸是另一要點。上述指南建議,公司審視員工的職責後,可把他們分成兩批,每批員工輪流返回辦公室工作,即兩批員工的上班時間應完全分隔,以減低員工交叉感染的機會。

本港亦有不少企業落實分批上班的安排,早前有報道指,港鐵把員工分為兩批輪流返回辦公室上班,原意是讓兩批員工互相隔離,但各部門沒有共識和協調,令兩批員工上班人手及日期不一,結果起不了隔離的作用,措施變相形同虛設。由此可見,各部門之間的溝通和協調,亦是落實有關工作模式的關鍵之一。

撇除防疫因素,在家工作已在外國愈來愈流行。美國聖路易斯聯邦儲備銀行的統計指出,全國於2017年有多達340萬名僱員採取在家工作的上班模式,而主要原因包括大量就業職位已從製造業轉至其他行業,加上通訊科技發達,讓人們更容易實踐在家工作。

啟示3:在家「無王管」 工作效率低?

不過,推動彈性工作措施,在本港未算普及。香港浸會大學人力資源策略及發展研究中心於2015年發表的調查報告顯示,最多受訪僱主認為實施彈性工作安排的障礙是擔心「政策被濫用」及「難以監察」,比率分別為89.4%及85.1%。

早前有報道指,多名恒生銀行管理培訓生於在家工作期間,結伴到郊外遠足,事後把合照上載至社交平台,相信事件已令不少僱主對在家工作充滿戒心。

當然,撇除僱員偷懶,在家工作的效率不一定比在辦公室低。美國史丹福大學的學者於2014年發表有關比較Ctrip客戶聯絡中心員工,在家工作及在辦公室工作表現的研究。結果發現,在家工作的較在辦公室的,完成多13.5%電話查詢。研究人員認為,對於在家工作而言,傾向機械式的工作,其效率愈能得益;至於包含創作元素、涉及團隊合作完成的工作,則需要更多研究數據才能得出結論。

其實,如何利用工作場地的轉變,提升工作效率,很大程度取決於如何釋除僱主的顧慮,以及能否引入一些程序,鼓勵同事專心工作。有從事人力資源服務的顧問建議,上司可為下屬建立工作清單,幫助同事量化工作指標,並設下完成日期,讓員工知悉需要按時完成工作。

啟示4:獨處欠交流 礙人際關係?

此外,可能有僱主擔心,員工整天在家工作,會否變成「宅男」、「宅女」,令團隊合作事倍功半?英國倫敦政治經濟學院一篇研究論文提及,在家工作模式雖可提升工作效率,但員工缺乏與人交流的機會,可能對其工作應用的能力失去自信,長遠影響工作表現。

其實員工可利用Zoom、TeamViewer等視像會議軟件,加強與上司、同事和客戶溝通。假如企業能夠善用這些視像會議軟件,員工便可與同事利用智能電話等裝置進行會議,從中尋求處理工作的啟發。

在這艱難時刻,勞資雙方應互相體諒,情理兼備做好安排;長遠而言,各大小企業不妨趁機從這次「在家工作實驗」學習,為未來挑戰做好準備。

安排員工在家工作、分批輪流返回辦公室上班等,不但要考慮公司實質運作,也要顧及員工人身安全。(資料圖片)

欄名 : 國是港事

機構 : 智經研究中心

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