初創共享工作空間 分享3類資源

評論版 2021/06/22

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共享工作空間自2009年出現以來,行業每年平均以約26%的幅度增長,並在全球54個主要都市地帶,佔用7,860萬平方呎的辦公室空間。根據《紐約時報》報道,在2018年,美國有50多萬人於共享工作空間工作,預期到2022年數目將增加一倍。在香港,雖然受新冠疫情影響,留在家中工作的人數漸多,但有別於其他經濟領域,共享工作空間供應商仍然生意興旺。

根據我過去兩年來在美國、法國、葡萄牙、香港及首爾8處共享工作空間的研究,我發現資源共享是最主要的推動力。在本文,我將敘述共享工作空間得以實現共享的3類資源--實物資源、人力資源及情緒資源,以便理解創業者為何選擇共享工作空間來滿足他們的策略需求。

共同工作牽涉各色人等,他們並肩一起,分別以公司員工或自由職業者的身份,共享空間和資源。這些共享工作空間的特性與創業公司尤其相關,他們不少都是單槍匹馬,需要策略夥伴填補資源空白。不少創業者,特別是新成立的公司,選擇共享工作空間,而非租賃高昂的辦公室來開展事業。究竟他們可以共享甚麼資源?

共享工作空間最明顯的好處,便是可使用空間所提供的全部設施,包括指定及先到先得的辦公桌、會議室、工作廳、咖啡間、打印設施、電話機座、演講室及大型會議室等。對使用共享工作空間的公司而言,能夠取用這些實物設施,是放棄租用正規辦公室而選擇共享工作空間的最大推動力。一位來自紐約的初期創業者表示,共享工作空間所提供的器材和設施,均是初創公司無法負擔、最先進及高端的產品。

專業布置場地 客戶留好印象

此外,共享工作空間通常聘任專業設計師布置場地,使其成為賞心悅目、令人享受在當中工作的地方。許多使用者表示,在這類場所與客戶或合作夥伴會晤,能夠獲得顯著的業務成果。

一位來自首爾的初創公司行政總裁表示:「我們能夠進駐共享工作空間,特別是知名品牌的空間,有助客戶留下良好印象。事實上,他們希望來到此處開會,不單地方舒適,而且還有免費咖啡或啤酒奉送。我們招聘時也能吸引較多申請人,青年人喜歡在這類場所工作,這對他們來說是重要的。」

另一類資源共享便是人才交流。早期的初創公司及自由職業者駐於同一空間,提供了隨時分享專業知識的機會,例如初創公司成立初期,倘若本身沒有市場營銷或人力資源員工,可接觸共同工作社群,請求相關專業人士暫時處理項目,因為其他初創公司可能有自由職業者或相關專家能夠提供協助。

人才交流 分享專業知識

若然初創公司不是共同工作社群的一分子,便要自行聘請相關員工,程序便複雜得多。

另一位來自香港的創業者舉例說:「有時我們需要法律意見,但礙於資源短缺,不能單獨聘任高薪律師,會計師亦如是。許多初創公司都面對同樣問題。」

為協助此等需求,有些共享工作空間提供法律指導,邀請外界律師及會計師為會員提供支援。這種資源共享,讓共享工作空間內外人員得以交流。

創業歷程中最困難的部分,就是要處理不確定因素,許多初創公司在首3年便告失敗。在這期間,創業者的情緒起伏就如不停坐在過山車內,很容易便失望和放棄。

精神支援 承擔「初創情緒」

共同工作社群能提供精神支援,與當事人一同承擔這些「初創情緒」,亦造就互相借助彼此經驗的機會,讓新晉創業者從其他公司的類近經歷中得到安慰。

此外,近距離觀察其他公司,尤其是成功的公司,能激勵創業者在前景不明朗的情況下,亦充滿動力向前邁進。這些情緒資源在初創公司發展期間尤為重要,而共享工作空間讓創業者在情感上互相扶持。不少初創公司表示,這其實是最重要和寶貴的資源共享體驗。

一位來自法國的初創公司行政總裁表示:「我們有時感到怠倦無力,好像永遠都不會成功,但當看見隔壁公司在慶祝取得首輪資金,由於曾見過他們的起伏,讓我們感到一綫希望,相信我們也有慶祝成功的一日。」

創業公司共享資源帶來甚麼成效?其中最顯著的結果便是促進合作,而合作形式可以是多樣化的,例如一起執行項目、合辦活動,甚至共同創造產品。由於成員間經常互動,一起工作的機會便增多,從而促進彼此合作,例如乘坐升降機時的交談互動,很容易就變成工作上的信息交流,然後或會一起開會討論,構思落實為項目的潛力。這些無意的構想聚會,往往會成為惠及兩間或以上公司的實質項目。許多共享工作空間設有工作廳或咖啡間,以推動這類「無意」的互動,以及鼓勵成員互相交談。

促進合作 建立社群精神

資源共享的另一效果,便是建立社群精神。許多共享工作空間擁有其獨特文化,而成員也認同其價值觀及規範,在過程中便建立了社群精神。例如Impact Hub是全球性的共同工作社群,把一樣以社會影響力為目標的人士連結一起,成員有相似目標,努力創建初創公司,致力從環保和社會着手讓世界變得更好,並互相分享各類資源、建立共同目標,久而久之便孕育和發展出有凝聚力的社群。另一例子便是律師的共享工作空間Chisel。

將共同工作範圍指定於某個領域及職業,便更易在擁有類似目標的特定人士之間培養社群精神,促進相關資訊分享。共同工作締造的社群,有助提高成員間的團結精神;而每處工作間獨特的價值觀及規範,又能將它們各自清楚劃分。

全球正處於新冠疫情的危機中,不少人仍須在家工作,近期傳媒大字標題道:「辦公室的死亡」或「留家工作直到永遠」,反映傳統的辦公室文化正在轉變。這對未來有甚麼啟示?

共享工作空間提出臨時的解決方法,例如美國共享工作空間公司Cove推出了cove@Home,提供虛擬社群、成立家居工作空間的貼士,甚至外送咖啡和食品;香港的WeWork則將場地重新安排,座位較從前相隔更遠,亦張貼告示提示成員注意保持社交距離、提供消毒紙巾及搓手液,並加強清潔,全球各地的共享工作社區均採取相同的措施。

長遠而言,假若在家工作變成常規,其實也為共享工作空間供應商提供機遇。一般長期租用辦公大樓的大型公司,可能轉變至其他選擇,而最快捷及明顯的選擇,便是利用共享工作空間。許多公司可以使用這些地方,進行需要面對面的會議,而其他時間則讓僱員在家工作。如此,公司便不用租賃整幢辦公大樓,而可選擇只租用一層的空間,節省不少開支。一般而言,共享工作空間的彈性租約,吸引不少喜歡靈活性的人和公司,即使在工作空間不斷轉化的環境下,這些共享工作空間仍可持續蓬勃發展。

長遠而言,假若在家工作變成常規,共享工作空間的彈性租約使其仍可持續蓬勃發展。(法新社資料圖片)

撰文 : 安宥貞 香港城市大學管理學系助理教授

欄名 : 評論

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